Полковнику никто не пишет: как получать ответы на все свои имейлы?

Мы решили спросить у людей, чьи профессии обязывают часто писать электронные письма, и узнали, какими приёмами они пользуются, чтобы гарантированно получить ответ и оперативно, и по существу.

1. Используйте разговорный язык

— Я стараюсь писать письма, например с предложениями о сотрудничестве, максимально простым языком, без всякого официоза из серии "будьте любезны", "а не соблаговолите ли Вы рассмотреть наше скромное предложение" и так далее (Вера Обносова, младший бренд-менеджер Lush Russia).

2. Пишите кратко

— Когда я вижу письмо размером больше, чем может уместиться в один экран моего ноутбука, — пиши пропало. Я не люблю пустых фраз и долгих хождений вокруг да около. Коротко и ясно: "Предлагаем вам вот это и это, мы специалисты в этом, потому что..., готовы на пилот в такие-то сроки, для старта проекта нужно ваше "да". Самые быстрые ответы я получала на самые лаконичные вопросы. При этом не исключено, что e-mail, — не самый любимый канал общения вашего визави. Потрудитесь разобраться сначала, кому вы собираетесь писать, как он привык общаться — например, какие контакты оставляет в презентациях или визитке. Готовьтесь к письму точно так же, как и ко встрече (Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").

3. Провоцируйте на диалог

— Получать стопроцентные ответы помогают фразы, которые провоцируют на диалог. Так, любые письма, даже если вы просто сообщаете о каком-то факте, лучше заканчивать открытыми вопросами, например: "Готов прокомментировать. Когда Вам удобнее связаться?" или "Какие будут комментарии с Вашей стороны?". Они активизируют собеседника. Иногда мы также добавляем креативный намёк в подпись рядом с логотипом: "Отвечайте на письма. Это вежливо" (Владимир Виноградов, президент группы компаний Pro-Vision).

4. Главное — в начало, второстепенное — в конец

Структура перевёрнутой пирамиды успешно используется журналистами и PR-специалистами. Я рекомендую применять её и в деловой переписке: не более трёх абзацев, в первом — ключевое сообщение, во втором — краткое описание, в третьем — дополнительная информация плюс непосредственный вопрос к получателю. Подобная фактура позволит автору сконцентрироваться на главном, а адресату — получить важную информацию, потратив 2 минуты своего времени. Как правило, такие письма не остаются без ответа (Арик Ахвердян, гендиректор сервиса видеоинтервью VCV.RU).

5. Учитывайте время

— По моему опыту, удачное время для отправки писем — раннее утро, 6—7 часов. К этому времени спам-рассылки уже прошли, а деловые письма ещё не начали поступать — рабочий день ещё не начался. Если не утром, то сразу после обеда — 15—16 часов, и вечер, но не поздний, не позже 21—22 часов. Хотя лучше всё-таки в первой половине дня. К концу дня наваливается усталость, и сказать "нет" гораздо легче, чем подумать и сказать "да, это интересно" (Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").

— Если говорить про магию цифр, точнее, времени суток и дней недели, по опыту, самый благодатный на ответные письма период — утро вторника и четверга (Арик Ахвердян, гендиректор сервиса видеоинтервью VCV.RU). 

— Я заметила, что письма, отправленные в пятницу, получают больше ответов. Наверное, потому что кроме меня мало кто пишет, все ждут понедельника. Хотя ещё зависит от менталитета. Допустим, в Бразилии нельзя писать в выходные, перед праздниками и особенно в праздники (Маргарита Кашуба, директор по маркетингу Englishdom).

6. Одно письмо — одна мысль

Если вам нужно решить, например, 6 вопросов с каким-то исполнителем, напишите 6 писем вместо одного. Подумайте, много ли длинных писем вы сами просматриваете (я не говорю уже о "дочитываете") до конца? Ваш графоманский подвиг, увы, постигнет та же участь — и вы получите ответ на половину вопросов или вообще не получите (Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).

7. Нумеруйте

Если вы что-то просите, пронумеруйте все свои вопросы: 1, 2, 3, 4 и т. д. С непривычки метод кажется очень формальным, бесчувственным. Но у него есть неоспоримое преимущество. Часто получатель находит время прочитать письмо, но не находит, чтобы ответить. Нумерация экономит время — отвечающий не повторяет ваш вопрос во вводном предложении, а пишет всего одну цифру и рядом с ней — ответ. Например, вот так: "5) делаем; 1) свяжись с Сидоровым; 3) отложи". Кстати, если ответ получен не на все вопросы — куда как просто повторить их ответным письмом! (Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров)

8. Сделайте комплимент

Признание заслуг получателя смещает его фокус внимания с 1000 важных дел на ваше письмо (Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).

9. Для каждого индивидуально обозначайте тему письма

— Я люблю писать в теме письма названия компании партнера, знак "плюс" и название моей компании. Такое сочетание как нельзя лучше отражает то, что я хочу предложить — это совместный проект. Если компания слишком велика и/или название моей компании адресату ни о чём не скажет — нужно написать кратко суть вашего предложения, например: "Выступление на конференции XX 2 марта" (Наиля Замашкина, коммерческий директор "МОБИ. Деньги").

— Я пишу индивидуальную тему письма для конкретного лица или компании так, чтобы сразу было понятно, о чём речь. Например, "Предложение партнёрства для LifeNews от EnglishDom" (Маргарита Кашуба, директор по маркетингу онлайн-школы английского).

10. Если ничего не помогло — позвоните

— Если в течение дня мне не ответили на письмо, я звоню в этот день или на следующий и уточняю, получили ли его, т. е. делаю акцент на важности моего вопроса (Вера Обносова, младший бренд-менеджер Lush Russia).

— Если на срочное или важное письмо нет ответа в течение 2 часов — снимите трубку и позвоните: вероятно, его ещё не прочитали. Введите это правило — и у ваших сотрудников не будет больше аргумента "он мне не ответил" (Елена Строева, эксперт по продвижению медицинских центров).